仕事の引き継ぎ
会社を退職するとなると必ず発生するのが、仕事の引継ぎです。
今まであなたがやっていた仕事を、次の担当者に分かりやすいように伝える必要があります。
引継ぎが不十分ですと後任者はもちろん、会社全体や、取引先、顧客にまで迷惑をかけてしまう恐れがあります。
また、あなたが新しい職場で仕事に励んでいるときにも、前の職場から問い合わせの電話がかかってくるといったことになりかねません。
あなた自身のためにも、しっかりと引継ぎをしてから退職しましょう。
口頭ですべての事柄について説明をするのは大変ですし、後任の方も覚えきることができません。
そのため、引継ぎ書を作成してデータを残し、何度でも見返して確認できるようにしておきましょう。
そうすればあなたがきちんと引継ぎをしてから退職していったという証拠も残ります。
また、引継ぎ書を渡して完了とするのではなく、口頭による説明もセットで行いましょう。
引継ぎの手順、注意点を見ていきましょう。
引継ぎの手順
引継ぎの手順は以下のようになります。
１．自分が担当する業務をリストアップする
２．引継ぎのスケジュールを組む
３．引継ぎ書を作成する
４．後任者に書類と口頭で説明する
まずはあなたが担当する業務を箇条書きにし、その中から引き継ぐ必要のある業務をリストアップします。
そして引き継ぐ仕事の全体量が把握できましたら、引継ぎのスケジュールを組んでいきます。
いつまでに、どの仕事を誰に引き継ぐのかを書き出し、後任者とも連絡を取り合って決めていきましょう。
あなた自身や後任者が急な体調不良などで出社できなくなることも考えられますので、余裕をもったスケジュールを組みましょう。
スケジュールを組み終わったら、引継ぎ書類を作成していきます。
リストアップした項目を一つずつ確認しながら、業務の手順や注意点、トラブルが起きた場合の対処法、使用するデータや資料の保管場所などをまとめます。
引継ぎ書が完成したら、上司にチェックしてもらいましょう。
それが済んだらスケジュールに沿って後任者に対面で引継ぎを行います。
一方的に説明して終わりにするのではなく、「ここまでで分からない点はありましたか？」「何か質問はありませんか？」と、相手の反応を見ながら進めていきましょう。
資料と口頭で説明するだけでなく、実際に業務をやってみせたり一緒にやってみると後任者の理解に役立ちます。
多少手間と時間がかかってもここでしっかり理解してもらうことで、後日の問い合わせ等がなくなると思います。
後任者が決まらないとき
あなたの仕事を引き継ぐ後任者がなかなか決まらないという場合があります。
後任者が決まらないというのは会社側の責任ですので、仕事を誰かに引き継ぐまでは退職できないなどということはありません。
退職前にしっかりと引き継ぎ書を作成しておけば大丈夫です。
有給休暇を消化したいとき
未消化の有給休暇が残っている場合、退職前に消化したいと考えるのは当然です。
有給休暇は労働者の当然の権利ですから、退職前にたまった有給を消化することはもちろん可能です。
会社側も、引継ぎが終わっていないことを理由に有給休暇の取得を拒否することはできません。
しかし、今までお世話になった会社に迷惑をかけることなく、やるべきことはきっちりとやって気持ちよく退職したいものですよね。
引継ぎをスムーズに終えて有給休暇を取得できるように、事前にしっかりと準備をして効率よく引継ぎを行っていきましょう。
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